La conservazione dei documenti sta subendo in questi ultimi anni una vera e propria rivoluzione, in quanto è stato avviato un processo volto a digitalizzare tutti i dati attualmente riportati in formato cartaceo. Con tale sistema si intende dematerializzare tutte le informazioni fisiche, trasformandole in file elettronici che possano essere consultati con qualsiasi dispositivo digitale.

Quali sono i vantaggi derivanti dalla digitalizzazione?

Il processo tecnologico derivante da questa tipologia di innovazione permette di avere degli innumerevoli vantaggi.
Uno dei principali è dato dall’immediata reperibilità del documento, visto che in questo modo è possibile consultare l’informazione attraverso un dispositivo elettronico.
Tutto ciò permette di condividere in maniera immediata un dato anche se i due interlocutori si trovano in due parti distinte del mondo.
Inoltre, l’archiviazione digitale aumenta la sicurezza dei dati, in quanto il materiale cartaceo è soggetto all’inesorabile usura dettata dal tempo. Allo stesso tempo si riduce sia il rischio di perdere l’informazione sia la possibilità che il documento possa subire delle modifiche illegali, visto che con questo sistema si ha una protezione efficace dei dati e un accesso controllato agli stessi.
Infine, bisogna sottolineare che la dematerializzazione dei documenti comporta anche un notevole risparmio sia per quanto riguarda il tempo sia per quanto concerne l’aspetto economico. Infatti, in un’azienda risulta essere molto più semplice e veloce recuperare dei dati attraverso la modalità digitale rispetto a quella cartacea. Per quanto riguarda l’aspetto economico, invece, si hanno dei notevoli risparmi in quanto si evita l’acquisto della carta e dei toner, ma soprattutto si evita di dedicare degli appositi spazi per la conservazione del materiale cartaceo.

Come avviene la dematerializzazione dei documenti cartacei?

Innanzitutto, è doveroso sottolineare che il nostro Paese è in ritardo in questo settore rispetto a quello che sta avvenendo in altre nazioni. Tale problematica è data sia dal fatto che alcuni uffici non dispongono degli strumenti idonei per svolgere questa mansione sia dalla mancata formazione di alcuni dipendenti delle strutture pubbliche.
Il processo di dematerializzazione, in realtà, risulta essere abbastanza semplice, in quanto è necessario avere a disposizione uno strumento digitale in grado di catturare l’immagine e inviarla a un sistema di gestione. Nella maggior parte dei casi il tutto avviene tramite uno scanner o uno smartphone, visto che, oltre a poter scaricare dei giochi online, è possibile installare un’applicazione pensata per compiere tale processo.